Hogyan vezess be pszichometriai felmérést a csapatodban?

Kérdőíves pszichometriai felméréssel a személyiségről vagy a csapatban megélt biztonságról kaphatunk képet. A bevezetését már a bejelentés előtt érdemes megtervezni. Ha a résztvevők nem tudják, miért kéred a kitöltést, ki látja az adatokat, és mire használja őket, könnyen kényszernek érezhetik a részvételt. Ez a válaszaikat is befolyásolhatja. Hausknecht és munkatársai 2004-es metaanalízise szerint a kiválasztási eljárásokra adott reakciókat erősen befolyásolja az eljárás észlelt igazságossága és átláthatósága.

Először a munkatársak kérdéseire válaszolj

„Mire fogják használni?” „Ki látja majd?” „Lehet ennek következménye a munkámra nézve?” Érthető, ha a munkatársak először ezekre kíváncsiak. Személyes információkat osztanak meg, és a vezetőjük kérésére nehezebb lehet nemet mondaniuk.

Pár kérdés, amit a bejelentés előtt tisztázzatok

• Mi a felmérés pontos célja?
• Ki látja az egyéni, az összesített és a nyers adatokat?
• Meddig őrzöd meg az eredményt, és hogyan kérhető a törlése?
• Milyen visszajelzést kap a csapat és az egyes résztvevők?
• Milyen HR-döntésekhez tilos használni az eredményt?
• Hogyan lehet hátrány nélkül nemet mondani a részvételre vagy később visszalépni?

A bejelentésre készülve válaszolj mindegyik kérdésre. Ha valamit még nem tisztáztatok, mondd el, hogy az egyelőre nyitott.

Ki milyen eredményeket láthat?

A résztvevő

A saját személyiségprofilját látja.

A csapat és a vezető

A tanácsadó által jóváhagyott, összesített csapatriportot látják. A csapattagok egyéni eredményeihez nem férnek hozzá.

A tanácsadó

A riport elkészítéséhez hozzáférhet a védett egyéni adatokhoz, de ezeket nem adja tovább a csapatnak vagy a vezetőnek.

Ez a trita alapbeállítása. A gyakorlatban ennél többféle megoldás fordul elő, és a választás a céltól, a csapat helyzetétől és az adatkezelési kerettől függ. Három lehetséges megoldás:

Csak a kitöltő látja a saját eredményét. A vezető és a csapat aggregált nézetet kap. Ez szűkre szabja az egyéni adatokhoz való hozzáférést. A saját eredmény így is használható az egyéni fejlődéshez, a közös beszélgetésben viszont kevesebb személyes részletre lehet támaszkodni.

A kitöltő dönt a megosztásról. Mindenki maga választja meg, kivel osztja meg a profilját. Arra kell figyelni, ne váljon hallgatólagos elvárássá a megosztás. Ha valaki a többiek nyomására teszi meg, a döntése már nem igazán önkéntes.

A tanácsadó egyéni adatokkal is dolgozik, a csapat összesített eredményt lát. A tanácsadó a teljes képből dolgozik, a csoport elé viszont csak összesített nézet kerül. Ez érzékeny helyzetben is segítheti a közös értelmezést. Feltétele a tanácsadó felkészültsége és a titoktartás írásos rögzítése.

A trita a harmadik megoldást követi, ezt mutatja a fenti ábra is.

A kommunikáció három alapelve

1. Ez a fejlesztés eszköze. Mondd el konkrétan, milyen beszélgetést támogathat a felmérés egyéni és csapatszinten. Mondd ki azt is, hogy a pontszám nem diagnózis, nem teljesítményértékelés és nem alkalmassági ítélet.

2. Önkéntesség. A válaszok könnyebben torzulhatnak, ha a részvétel kötelező, vagy az eredménynek komoly következménye lehet a kitöltőre nézve. Az önkéntesség etikai és bizalmi alapelv. Torzításmentes adatot viszont nem garantál, hiszen az eredményt az is befolyásolja, kik döntenek a részvétel mellett, és kik maradnak ki. Biztosítsd, hogy a munkatárs hátrány nélkül kihagyhassa a felmérést.

3. Előre tisztázott adatkezelés. Ne általánosságban ígérj biztonságot. Nevezd meg, ki melyik eredményhez fér hozzá. Mondd el azt is, hogy a tritánál bármikor kérhető az adatok törlése, és közvetlen visszajelzés is küldhető nekünk.

A bevezetés öt lépése

1. Határozd meg a célt és a korlátokat. Írd le egy mondatban, milyen kérdésre kerestek választ. Az is elegendő, ha csak jobban meg akarjátok ismerni magatokat és azt, hogyan dolgoztok együtt. Utána beszélj arról is, mire nem használjátok majd az eredményeket.

2. Adj tájékoztatást a döntés előtt. A részvételi felhívás előtt legyen érthető leírás a folyamatról, az adatokról és a visszautasítás lehetőségéről.

3. Mutass példát kényszer nélkül. A saját eredményed megosztása hiteles gesztus lehet. De ebből nem következhet elvárás a többiek felé.

4. Hagyd meg a megosztás jogát. Ne kérd az egyéni profilok nyilvánossá tételét. Később is tartsátok tiszteletben, ha valaki nem szeretné megosztani az eredményét.

5. Tanácsadó segítségével értelmezzétek az eredményeket. A workshop hosszát a csapatlétszám és a cél határozza meg. Konkrét együttműködési helyzetekről beszéljetek.

Minta a felmérés bejelentéséhez

Szeretnék egy önkéntes személyes és csapatszintű felmérést indítani. A célunk, hogy jobban megismerjük magunkat, visszajelzéseket kapjunk, és javítsunk az együttműködésünkön.

A személyiségfelmérés kitöltése körülbelül tíz percet vesz igénybe. A csapatszintű kérdőívekkel együtt nagyjából harminc percet szánjatok rá, több rövid részletben. Mindenki a saját eredményét látja. A tanácsadó a riport elkészítéséhez hozzáférhet az egyéni adatokhoz, a csapat és én viszont csak összesített eredményt kapunk, egyéni pontszámok nélkül.

Az eredményt nem használjuk a bérezésben vagy egyéni teljesítményértékelésben. A részvétel elutasításának semmilyen következménye nincs, és nekem sem kell megindokolni. Az adat [X] hónapig marad meg, és bármikor kérhető a törlése.

Az eredményeket tanácsadó által vezetett beszélgetésen nézzük át együtt. Az időpont: [dátum és idő]. Aki kérdezni szeretne előtte, keressen nyugodtan.

Ezt a mintát írd át a saját helyzetedre.

Mi a helyzet konfliktusban?

Ha éppen konfliktus van a csapatban, az egyéni profilok nyilvános megosztása különösen kockázatos: a pontszámok könnyen személyes vádak alapjává válhatnak. Felmérés ilyenkor is szóba jöhet, ha világos a cél, a résztvevők kifejezetten hozzájárulnak, és a csapat összesített adatokról beszél egy felkészült tanácsadó segítségével.

Nemcsak a Becsületesség-Alázat és a Barátságosság dimenzió érzékeny. Bármely személyes eredmény felhasználható címkézésre, ha az eredményeket nem értelmezitek közösen, vagy nem egyértelműek az adatkezelés szabályai.

Források és korlátok

Ez a cikk fejlesztési célú szervezeti felmérésekhez ad szakmai keretet. Nem jogi tanács, és a szerzői nem jogászok. A konkrét adatkezelést és a munkajogi megfelelést a saját szervezeted környezetében kell ellenőrizni, szükség esetén szakértő bevonásával.

Az eredmények közös átbeszéléséhez az összesített csapatprofil értelmezéséről szóló cikkünkben találsz kérdéseket és példákat.

• Nemzetközi Tesztbizottság (ITC): irányelvek a tesztek használatához
• SIOP (2018): a kiválasztási eljárások validálásának és használatának alapelvei
• Hausknecht és munkatársai (2004): a kiválasztási eljárásokra adott reakciók metaanalízise
• Európai Adatvédelmi Testület (2020): iránymutatás a hozzájárulásról